Jak být efektivní/produktivní na home office a nezbláznit se
14.04.2020 19:38
V posledních několika týdnech se mnohým lidem ve firmách otočil doslova vzhůru nohama. Potvrzují mi to jak telefonní hovory se zástupci firem, personálními/obchodními a IT manažery či manažeři zákaznického servisu, tak mnohé příspěvky a diskuse lidí na LinkedInu. Lidé ve firmách museli okamžitě reagovat na vzniklou situaci v souvislosti s pandemií, nastolili režim krizového řízení a řešili nejdůležitější organizační záležitosti. Některé firmy museli doslova zde dne na den zavřít kamenné pobočky, omezit či zastavit výrobu. Většina THP pracovníků bylo převedeno na režim home office. Někteří lidé byli zvyklí na tento režim již z minula, ale pro mnoho lidí to je zcela nová zkušenost.
V IT světě a pro některé živnostníky je home office již několik let běžný. Osobně jsem na home office dlouhodobě zvyklá. V režimu home office jsem dlouhodobě pracovala různých projektech – ať už to byly telefonní akvizice a marketingové aktivity v roli kontraktora pro IT firmy, psala články pro Business Animals, podporovala některé eventy či pracovala na přepisech pro knihu Odemykání dětského potenciálu. Dostává se mi zpětných vazeb, že pro některé je tento režim velmi těžký z hlediska adaptace a fungování, proto jsem se rozhodla, že napíšu tento článek a podělím se s vámi o zkušenosti a činnosti, které se mi při tomto režimu osvědčily. Pro řadu lidí se stala práce z domova zcela novou zkušeností, a proto pojďme se podívat na to, co je pro tento režim klíčové, abyste si zachovali svoji produktivitu.
Disciplína a time management
Mnozí z vás jste byli hozeni do vod home officu ze dne na den. Máte tudíž před sebou velkou výzvu. Osobně jsem poznala, že naprosto klíčová je v tomto režimu disciplína. A mám pro vás dobrou zprávu – discipclína se dá trénovat, protože funguje jako sval. Osobně mě velký disciplíně naučil a stále učí obchod, telefonování, seberozvoj, disciplinovaní kolegové a přátelé či mentoři, kterými se obklopuju. Disciplíně vás taky naučí sport. Když jsem se osobně setkala se sportovci s Davidem Svobodou, Adamem Helceletem, Deniskou Rosolovou či Jirkou Tkadlčíkem – z jejich myšlení, chování a činů je disciplína evidentní. Například David Svoboda si vždy stejně rovnal věci do tašky na tréninky.
Je potřeba, abyste si i v době bouře, která je tam venku, naučili být v režimu home officu produktivní a efektivní. Doma totiž někteří z vás můžou mít sklon k prokrastinaci (odkládání práce) či naopak k workoholismu. Podle mě obojí je špatně. Nejideálnější je najít rovnováhu – balanc, kdy člověk bude pracovat 8 -9 hodin, a to produktivně a efektivně.
Proto doporčuju:
- Pokud to jde – zachovejte si stejný časový režim práce jako v officu např. od 9 do 17 hodin…začněte pracovat zhruba ve stejnou dobu a končete opět zhruba ve stejnou dobu, jako jste byli standardně zvyklí
- Rozdělte si práci podle priorit do časových bloků. Zhruba po 60ti (max. 90ti) minutách si udělejte 5 minutovou pauzu, při které si odpočiňte. V této pauze se projděte, zacvičte, zrelaxujte, připravte si pití a věnujte se aktivitám, které máte rádi, které vás dobíjí. Tyto bloky opakujte. Udělejte si pravidelně každý den přestávku na oběd. Prokládejte bloky práce s plnou koncentrací na práci s krátkými pauzami odpočinku.
- Vždy na konci či začátku pracovního dne si vytvořte seznam priorit. Na daný den si určete 3 důležité úkoly (priority, cíle), které jsou pro vás TOP a těm s věnujte přednostně. Někomu vyhovuje napsat si to do list a odškrtávat, někdo si stanoví 3 – 5 priorit na den, které potřebuje vyřídit a začněte od té nejdůležitější. V zásadě v době krizového řízení na rozbouřeném moři je nyní nejefektivnější se soustředit na úkoly urgentní důležité. Osobně jsem se principy time managementu učila od lidí osobního rozvoje. Jedním z celosvětově nejlepších na time management je Brian Tracy - pro ty z vás, kteří rádi čtete doporučuju knihu Snězte tu žábu či Cíle, kde najdete postup krok za krokem, jak stanovit a rozdělit priority či paretovo pravidlo 80/20, které říká, že 80 % výsledků vždy vychází z 20% vašich aktivit. Další dobrou knihou je od Petra Ludwiga Konec prokrastinace.
- Pokud ve vašem byznysu najdete klíčové činnosti, které vám fungují právě v době pandemie a krizového řízení, držte se jich a pokračujte v nich.
- Udržujte se v plné koncentraci. Pracujte plně vědomy v přítomném okamžiku na úkolu tak dlouho, dokud není hotový. Poslední leta se rozmohl pojem multitaskingu – dokonce se jeden čas objevil i v pracovních inzerátech. Osobně jsem zjistila, když jsem skákala, z jedný činnosti na druhou či jsem dělala několik úkolů zároveň, moje produktivita klesla a zjistila jsem, že je mutitasking pěkná blbost. Ve chvíli, kdy člověk hlouběji pronikne do fungování mozku a stavů FLOW zjistí, že náš mozek není na multitasking stavěný. A že ty největší výkony ať už ve sportu, umění nebo byznysu se podávají ve stavu FLOW, za stavu bytí v přítomném okamžiku a soustředění se vždy na jednu činnost. Detailněji se o stavech Flow se dozvíte například v knížce Odemykání dětského potenciálu. Dál pro udržení koncentrace si můžete k některým úkolům pustit i hudbu – mne se hudba osvědčila například při zápisech hovorů do CRM či přípravných činnostech. Když vnímám, že se potřebuju dostat do rytmu – pouštím si rytmickou hudbu, když potřebuju hlubší zklidnění – pouštím si speciální nahrávky meditačního charakteru v určitých frekvencích. Každýmu z vás vyhovuje něco jinýho, proto poznejte, co vyhovuje nejvíc vám (při které činnosti se nejrychleji dostanete do Flow, nebo která vás do Flow dovede), a tu zařaďte.
- Eliminujte technologické rozptylovače/rušiče. Pokud možnost, vypněte si notifikace u příchozích e-mailů, upozornění z aplikací a sociálních sítích. Rovněž si vypněte upozornění zpráv na telefonu. Pokud se intenzivně věnujete duševní činnosti, u které nepotřebujete výhradně telefon – vypněte si hlasité vyzvánění či přepněte telefon na letecký režim.
- Mnoho z vás se přesunem na home office se ocitlo v situaci, kdy musíte skloubit pracovní úkoly s výukou dětí. Mnohdy jste nasáčkovaní s celou rodinkou v malém bytě, děti a domácí mazlíčci se hlásí o vaši pozornost v průběhu celého dne, a do toho se na vás valí desítky pracovních úkolů, telefonátů a e-mailů. To je současná realita fungování většiny rodin v době pandemie. Pokud máte děti školou povinné a už jsou rozumnější, tady je dobrý si společně sednout a nastavit si pravidla a režim. Je dobrý, když zadáte dětem úkoly – ti mohou jít do svého dětskýho pokojíčku je vypracovat a vy můžete v klidu pracovat ve svém pracovním koutku a např. v té relaxační pauze se společně sejít a probrat to, čemu nerozuměli a dát jim korektivní zpětnou vazbu. Nejen, že budete mít vy klid na práci a vaše děti na studium, zároveň tak v dětech budete budovat smysl pro disciplínu a řád. Pak si můžete vyhradit větší časový blok pro vysvětlení látky, které nerozuměli. Pokud pracujete na pracovních úkolech, které považujete pro život dítěte důležité a praktické v jeho dospělém věku, klidně do toho děti zapojte.
rutiny a rituály
To, co děláme opakovaně každý den se stane pro člověka po 21 dnech návykem. Proto je dobré zachovat si i pro home office stejné rutiny a rituály, který jste dělali v běžném provozu, když jste jezdili do práce. Osobně i při home officu brzo ráno vstávám, většinou před 6, věnuju čas klidný snídani, pak se jdu ven projít na procházku, poté sprcha – nově v době pandemie jsem zařadila do režimu studenou sprchu, protože výrazně posiluje imunitní systém, pak následuje krátké cchi kung cvičení a krátká meditace a dechová cvičení a na závěr mentální příprava pro telefonování. Ti z vás, co aktivně dlouhodobě sportujete stále běhejte či cvičte doma. Určitě pravidelně větrejte a pijte. Přísun čerstvého vzduchu okysličuje mozek a udržuje ho v koncentraci. Pokud jste byli ve vaší profesi zvyklí na nějaké speciální rituály, snažte si je zachovat i na home officu. Dejte jednotlivým činnostem svůj řád.
Ruku v ruce s rutinou jde i oblečení. Rozhodně nedoporučuju, abyste na home office pracovali v pyžamu nebo v županu. Na první pohled se to může zdát supr, ale je tu vysoká pravděpodobnost, že po nějaké době sklouznete k lenivosti a ztratíte tempo, rytmus, které úzce souvisí s produktivitou. Pokud se oblíknete stejně, jako kdybyste byli celý den v officu, budete se cítit stejně dobře. Osobně si už dneska nedovedu představit, že bych s řediteli firem telefonovala v županu nebo noční košily reagovala na jejich námitky.
pracovní prostředí
Pokud jste na homeofficu – vytvořte si svůj pracovní koutek, kde budete mít svůj klid a nebudete rušeni. Před tím než začnete pracovat ukliďte si svůj pracovní prostor, aby kolem vás bylo čisto a neměli jste kolem sebe přespříliš papírů. Od Marie Diamond z filmu Tajemství, která se zabývá nastavením Feng shui u významných světových celebrit a byznysmenů jsem se dozvěděla, že pracovní prostředí má ze 33 % vliv na naši produktivitu. Jakmile jsem začala dbát na to, abych neměla moc věcí na stole, zjistila jsem, že se daleko líp soustředím a mám jasnější focus. Takže jsem se naučila hned ráno usedat k počítači jen call scriptem a sešitem na poznámky, propiskou, fixami, telefonem a sluchátky a hrnkem. Nic víc nepotřebuju. I vám proto doporučuju – dbejte na to, abyste měli na pracovním stole pouze to nejnutnější a udržovali pracovní prostor v čistotě. Více info – odkaz na článek v BA.
Pro zajištění toku produktivní energie dle feng shui je ideální, když budete sedět v pozici síly, tj. naproti dveřím, případně dveře budete mít zboku. Je vědecky prokázáno, že když budete na svém pracovním stole udržovat pořádek a budete sedět v pozici síly, váš mozek se automaticky dostane do alfa vln, v opačném případě budete automaticky v Beta vlnách, ve kterých je velmi obtížné se dostat do stavu flow.
Vytvořte si ze svého pracovního koutku – váš „work dream place“ – místo pracovních snů. Obklopte se vašimi sny a cíli – vytvořte si osobní a pracovní nástěnku vizí, dejte si na stůj fotku své rodiny a předměty, které vás ženou v před za vašimi sny a upozorňují vás na vaše PROČ. Stane se to vaši kotvou.
Při práci z domova své prostředí můžete ozvláštnit i prostřednictvím aromaterapie. Pracovní koutek můžete zajímavě provonět i různými vonnými esencemi v difuzeru. Krom toho můžete i díky speciálním esencím podporovat posílení své imunity a zdraví či snížení stresu. Zklidňující účinky má například mentol, levandule, borovice či speciální esence na podporu pozitivity, citron – na soustředění, máta peprná (bolest hlavy, kašel, astma, horečka), pomeranč – hojnost atd.
Stres management a mentální odolnost
Poslední týdny se nám změnil život naruby. Ještě o vánocích asi nikoho zná nenapadlo a nikdo z nás si ani nedokázal představit, že v těchto dnech budeme čelit nouzovému stavu, omezení pohybu, krizovým plánům firem či intenzivní masáži médií v souvislosti s Covid 19 vyvolávající paniku a strach v lidech. Tohle všechno klade velký nápor na náš duševní stav a schopnost zacházet se stresem.
Osobně se řídím myšlenkou Viktora Frankla, zakladatele logoterapie, který přežil několik koncentračních táborů:
„Ne okolnosti, ale reakce na okolnosti jsou rozhodující.“
„Ne to, co se ti děje, ale to, jak na to zareaguješ, určuje tvoji budoucnost.“
Ne korona, ale to, jak na koronu zareagujeme jako lidi jako národ a planeta, bude určovat naši budoucnost.
Osobně proto vnímám, že současná mediální masáž v lidech vyvolává právě strach různého druhu – o život náš, našich blízkých, o zdraví, o ekonomickou situaci jednotlivců, rodin, firem, národů, ale i států. Osobně vám doporučuji, abyste se záměrně vědomě zdržovali této mediální masáži v podobě celodennímu sledování zpráv jak v televizi, tak i na internetu. Právě tato média jsou dnes mega byznysem s emocemi, vyvolávají v lidech boj o pozornost a podprahově na úrovni podvědomí spouští tento strach a paniku. Za nejhorší vnímám sledovat počty mrtvých a nakažených.
Proto je obzvlášť důležité, abychom právě v těchto dnech, týdnech a měsících zaměřovali pozornost na redukci našeho stresu. Emoce strachu po biologické stránce spouští hormon kortizol, který zaplavuje naše tělo. Pokud je člověk vystaven stresu dlouhodobě, dochází ke snížení imunitního systému. A právě imunitní systém je klíčový v boji s koronavirem. Takže dnešní hrozbou není koronavirus jako takový, ale stres, který koronavirus spouští a celý ten mediální humbuk kolem něj, izolace lidí a omezenost pohybu.
Co můžete v těchto dnech udělat proto, abyste navýšili svůj imunitní systém a současně redukovali svůj stres:
1) Věnujte se aktivitám a činnostem, které vám dělají radost a podporují vaši kreativitu. Tmelte rodinné, přátelské, pracovní a obchodní vztahy. Buďte byť na dálku v kontaktu s těmi lidmi, se kterými je vám dobře.
2) Zdržujte se sledování negativních informací
3) Dopřejte si dostatek kvalitního spánku (ideálně 8 hodin), dostatečně odpočívejte
4) Dbejte na zdravou a vyváženou stravu s dostatkem vitamínů a doplňků stravy. Zařaďte do svého jídelníčku dostatek ovoce a zeleniny a kombinujte s doplňky stravy. Světoví lídři v oblasti wellness a biologové doporučují dostatek vitamínu C, Aloe Vera, Reishi, Omega 3 a další pokud možno v co nejčistší a přírodní formě.
5) Mějte dostatek pohybu. Pokud cvičíte a sportujete, pokračujte v tom i doma, pokud to jde. Jděte do přírody na zdravotní procházky či běhejte brzy ráno či poději večer, kdy není venku moc lidí. Otužujte se například studenou sprchou.
6) Zaměřte se na duševní hygienu. Dopřávejte si pravidelné schůzky sami se sebou. Osobně doporučuji, zahrňte do svého denního režimu mindfullness, meditace a dechové techniky. Ty můžete praktikovat jak na procházce, tak doma. V přírodě můžete nyní poslouchat ptáčky a sledovat kvetoucí koruny stromů, vnímat paprsky slunce. Vhodné je rovněž dýchání v boxu, trubičkové dýchání, meditace na srdce, meditace na mantry So hum (So – nádech, Hum – výdech). Osobně doporučuji program 21 day meditation od Deepaka Chopry a Oprah Winfrey (najdete na youtube) či denní facebookové livestreamy Deepaka Chopry. Zařaďte do svého denního režimu rovněž akt vděčnosti – vždy ráno před probuzením a večer před spaním si řekněte 3 věci, které se vám ten den povedli, a na které se těšíte.
Využití technologií na home office
Mnoho THP pracovníků dostalo zadání své práce, vyfasovalo noťas a ze dne na den se s ním přesunulo domů. Klíčovým pomocníkem pro práci z domova se staly technologie – HW a SW.
Přesun na home office způsobil řadu změn ve fungování v komunikaci uvnitř i vně firem. Při tomto režimu je důležité, kolegové i nadále zůstávali ve spojení, pravidelně spolu komunikovali, sdíleli informace, dokumenty, aby management vedl svoje týmy a aby i nadále zůstali v kontaktu se zákazníky. Z fyzického kontaktu jsme se kvantově přesunuli do on-line kontaktu.
Lidi se mnohem více začali zajímat o on-line komunikační platformy, pro které můžou použít jak PC, tak telefon. Různé komunikační platformy umožňují komunikaci 1 na 1, s vícero lidmi, s celým týmem. Tyto platformy umožňují text, chat, zvuk, videa, přenos a sdílení dokumentů, video hovory a konference, plánování schůzek – a to jak s jednotlivci, tak skupinou či celými týmy či zákazníky. Hodně firemních meetingů či obchodních schůzek se přesunulo do on-linu formou video hovorů/konferenčních hovorů. Taky se hodně oblíbené staly webináře. Velmi užívané se staly např. MS Teams, Slack, Lync, Webex, Skype, Skype for Business, Google služby a cloud (Hangout), GoToWebinar, Zoom atd. Velmi poptávaná na LinkedInu byla porovnávací tabulka jednotlivých komunikačních platforem, proto ji s vámi sdílím i v tomto článku zde.
Během krize COVID-19 můžete na úrovni jednotlivců i firem používat bezplatný SW, který vám významně na home officu pomůže. Jednoduchý přehled konkrétních SW najdete zde.
Některé firmy mohou zaznamenávat růst dotazů na úrovni zákaznického servisu/call centra. V současné době je klíčové být se zákazníky ve spojení. Například technologií Genesys lze ve velmi krátkém čase zprovoznit aplikaci tzv. „vzdáleného agenta“, prostřednictvím které bude operátor zákaznického servisu obsluhovat příchozí interakce z pohodlí domova. Tato technologie má schopnost zaručit zákazníkům maximální kvalitu a flexibilitu služeb, aniž by se snížila úroveň servisu. Pokud potřebujete pomoct v této oblasti, ozvěte se mi, ráda vám pomohu.
Osobně vnímám, že se nyní ocitáme ve velmi specifické době. Doba pandemie mění způsob fungování firem a urychluje digitální transformaci naší společnosti. Krom on-line schůzek, video konferencí či virtuálního řízení firem, bude do budoucna čím dál důležitější digitalizace dokumentů a automatizace procesů. Firmy již nyní například řeší docházkový systém, schvalování dovolených a pracovní výkazy na dálku v on-line, sdílené dokumenty – přes DMS či různé cloudové úložiště, automatické schvalování a oběh faktur či bezpapírové HR, biometrické a elektronické podpisy na smlouvách aj. Osobně se těmito tématy zabývám, a proto pokud potřebujete v těchto oblastech poradit, můžete se na mne obrátit.
